Банки Кирова - Статьи - Порядок оформления описи по личному составу
       

Порядок оформления описи по личному составу

Порядок оформления описи по личному составу

Прежде чем передать документы на архивное хранение, специалист кадровой службы составляет опись. Она поможет ему в дальнейшей работе: с ее помощью можно решать широкий круг задач. Опись дел по личному составу – это своеобразный источник справочной информации, который позволяет систематизировать материалы, раскрыть их содержание и оптимизировать поиск нужных файлов.

Составные элементы описи

Личные дела сотрудников предприятия – этот основная составляющая часть описи документов. Они должным образом оформляются и систематизируются. Основными частями подобного описания являются

  • титульный лист. Он содержит номер, данные о принадлежности документов, их крайние даты и юридическое наименование предприятия.
  • оглавление. В нем перечисляются названия разделов.
  • предисловие. В данной части приводится информация об организации, вошедших в опись материалов, а также указывается порядок систематизации данных.
  • описательная статья. Это «тело» документа. В подобных материалах раскрывается содержание файлов, которые входят в опись.
  • итоговая запись. Отражает количество материалов и особенности порядка их учета.
  • список сокращений.
  • Все перечисленные элементы составляют справочный аппарат описи.

    Правила оформления

    При составлении описания необходимо соблюдать ряд правил. Заголовки дел располагают в соответствии с выбранным критерием систематизации. Он выбирается составителем, чаще всего материалы подшиваются в хронологическом порядке. Иногда файлы систематизируются по структурным подразделениям.

    Также производится систематизация внутри описи по значимости (или номинальному признаку). В соответствии с этим правилом сначала следуют приказы о приеме на работу, переводе из одного подразделения в другое, увольнении, а уже затем личные материалы сотрудников. Приказы располагаются в соответствии с хронологией их появления, а персональные карточки – в алфавитном порядке.

    Все дела имеют собственные порядковые номера. При нумерации файлов в описи применяется валовый порядок. Так, если в годовом разделе за 2010 год последний документ имел номер №23, то первое дело в описи за 2011 год будет значиться под номером №24.

    Эти правила являются обязательными при составлении описей для архивного хранения дел.

    Компания "ОРБ" оказывает ряд профессиональных услуг по созданию архива документов, уничтожению документов, описи и экспертизе ценностей.

    09.07.2012

    Похожие публикации

    Как найти в Польше профессионального бухгалтера

    Чтобы сегодня в Польше создать фирму, не понадобятся какие-то глубокие знания.

    Лучшие курсы обмена валют

      покупка продажа

    31.45

    31.7
    Европейский трастовый банк
    40.18
    Ак Барс Банк
    40.35

    Курсы всех банков


    Новости

    27.02.2017

    03.11.2016

    26.10.2016

    16.09.2016

    31.08.2016


    Адреса банкоматов

    АКБ РосбанкУральский Банк Реконструкции и Развития
    Московский Банк Реконструкции и РазвитияКольцо Урала
    МеткомбанкСберБанк
    Русский СтандартВТБ 24
    Банк МосквыАКБ Промсвязьбанк

    Все банкоматы