Банки Кирова - Статьи - Порядок оформления описи по личному составу

Порядок оформления описи по личному составу

Прежде чем передать документы на архивное хранение, специалист кадровой службы составляет опись. Она поможет ему в дальнейшей работе: с ее помощью можно решать широкий круг задач. Опись дел по личному составу – это своеобразный источник справочной информации, который позволяет систематизировать материалы, раскрыть их содержание и оптимизировать поиск нужных файлов.

Составные элементы описи

Личные дела сотрудников предприятия – этот основная составляющая часть описи документов. Они должным образом оформляются и систематизируются. Основными частями подобного описания являются

титульный лист. Он содержит номер, данные о принадлежности документов, их крайние даты и юридическое наименование предприятия.

оглавление. В нем перечисляются названия разделов.

предисловие. В данной части приводится информация об организации, вошедших в опись материалов, а также указывается порядок систематизации данных.

описательная статья. Это «тело» документа. В подобных материалах раскрывается содержание файлов, которые входят в опись.

итоговая запись. Отражает количество материалов и особенности порядка их учета.

список сокращений.

Все перечисленные элементы составляют справочный аппарат описи.

Правила оформления

При составлении описания необходимо соблюдать ряд правил. Заголовки дел располагают в соответствии с выбранным критерием систематизации. Он выбирается составителем, чаще всего материалы подшиваются в хронологическом порядке. Иногда файлы систематизируются по структурным подразделениям.

Также производится систематизация внутри описи по значимости (или номинальному признаку). В соответствии с этим правилом сначала следуют приказы о приеме на работу, переводе из одного подразделения в другое, увольнении, а уже затем личные материалы сотрудников. Приказы располагаются в соответствии с хронологией их появления, а персональные карточки – в алфавитном порядке.

Все дела имеют собственные порядковые номера. При нумерации файлов в описи применяется валовый порядок. Так, если в годовом разделе за 2010 год последний документ имел номер №23, то первое дело в описи за 2011 год будет значиться под номером №24.

Эти правила являются обязательными при составлении описей для архивного хранения дел.

Компания "ОРБ" оказывает ряд профессиональных услуг по созданию архива документов, уничтожению документов, описи и экспертизе ценностей.

09.07.2012